Stichting Sintvoorieder1 is de afgelopen jaren flink gegroeid. Dat vroeg om een gedegen samenwerkingsovereenkomst voor de betrokken vrijwilligers. Impact Matters koppelde oprichtster Esther Blom hiervoor aan Pot Jonker Advocaten. En met succes: “Binnen een paar maanden was het van A tot Z geregeld.”
Voor één op de tien kinderen die opgroeien in (verborgen) armoede is een cadeautje op Sinterklaasavond niet vanzelfsprekend. Stichting Sintvoorieder1 zet zich in om gezinnen te ontzorgen en om een glimlach te toveren op het gezicht van deze kinderen op pakjesavond. Want ieder kind verdient het om gezien te worden op 5 december.
Het idee voor Sintvoorieder1 ontstond in 2010 tussen Esther en een vriendin. Als ze de verjaardag van hun kinderen vierden stond de woonkamer vol cadeaus. “Waarvan we wisten dat bij lange na niet met al dit speelgoed zou worden gespeeld. Toen dachten we: kunnen we geen andere kinderen in Nederland blij mee maken met deze cadeaus?”
Aan de keukentafel
De eerste cadeaupakketten werden samengesteld voor het Leger des Heils opvanghuis in de buurt. Het verzamelen van cadeaus deden ze bij Esther thuis. “Vrienden, familie en kennissen kwamen speelgoed langsbrengen. Liefst nieuw en anders zo goed als nieuw. Net zo’n mooi cadeau als je je eigen kind zou geven. We pakten alles vervolgens in aan onze keukentafel.”
Nu, veertien jaar later, verzorgt de stichting cadeaupakketten voor tienduizenden kinderen door heel het land. Dit wordt mogelijk gemaakt door cadeauschenkingen en donaties van particulieren en vanuit het bedrijfsleven. De doelstelling voor 2023? Om dertigduizend kinderen, verspreid door heel het land, te verblijden met een Sinterklaascadeau.
Meer dan duizend vrijwilligers
Cadeaus verzamelen en keuren, mooi inpakken en vervolgens op transport. Een kernteam van 75 vrijwilligers houdt dit proces en alle taken daaromheen draaiende. Naast het kernteam zijn er ook tal van andere vrijwilligers betrokken. “We starten ieder jaar in september met onze Sintvoorieder1-dagen. Iedereen kan zich dan inschrijven om cadeautjes te komen inpakken. Vorig jaar hebben in totaal meer dan duizend vrijwilligers een dagje geholpen in ons centrale pakhuis.”
De immense groei van de stichting vereiste een professionaliseringsslag. “We hadden behoefte aan een gedegen samenwerkingscontract. Voorzien van bijlagen als een gedragscode, privacyverklaring en reiskostenbeleid. We draaien als stichting volledig op vrijwilligers en willen de overheadkosten zo laag mogelijk houden. Zonder fte kwamen we hier gewoon niet aan toe.”
Direct klaar voor gebruik
Via Impact Matters werd Esther gekoppeld aan Kiki van Pot Jonker Advocaten. Binnen een paar maanden was het van A tot Z geregeld. “Nadat we zelf eerst een aantal zaken moesten regelen – denk aan het instellen van een vertrouwenspersoon en een verwerkingsverantwoordelijke bij een datalek - ging Kiki voor ons aan de slag met het opstellen van de stukken. Ze waren daarna direct klaar voor gebruik. Dat heeft ons enorm ontzorgd.”
Onboardingsprogramma
Inmiddels is Esther via Impact Matters bezig met een tweede vraagstuk: het helpen opzetten van een onboardingsprogramma voor nieuwe vrijwilligers. Hierbij krijgt de stichting hulp van Microsoft. “Het leuke is dat ze ook allerlei ideeën hebben voor digitale onboarding en een Teamscommunity. Waar we een smoelenboek in kunnen maken en bestanden als de samenwerkingsovereenkomst en ons reiskostenbeleid in kunnen delen. Daar zijn we echt superblij mee.”
Of Esther Impact Matters aanraadt aan andere stichtingen? “Nou en of. Het is een heel mooi initiatief waar je met allerlei vraagstukken terecht kunt en waardoor je echt wordt ontzorgd. Ik denk dat we er in de toekomst zeker vaker gebruik van gaan maken.”
