Impact Matters

Optimaliseren vrijwilligersbeleid, interview met Jane Trijzelaar, Stichting Laat Ze Maar Lachen

Twan Zijlstra 19-5-2021 18:25
Hoe zou je de doelstellingen van de stichting kort omschrijven?
We organiseren uitjes voor kinderen die leven van een minimaal budget en doorgaans niet op veel plaatsen komen. Wij maken de wat duurdere uitjes zoals een bezoek aan de Efteling of Artis voor hen toegankelijk, maar we gaan bijvoorbeeld ook een dag onder begeleiding van een boswachter de natuur in. Onze vrijwilligers gaan mee als begeleiders en zijn dus ook de hele dag op pad.

Het gaat ons niet alleen om de activiteit, maar ook om het geven van aandacht aan deze kinderen. Ze kunnen tijdens zo’n dag hun verhaal kwijt. Al met al willen we ze gewoon een hele leuke dag bezorgen.

Hoe ziet de structuur van de vereniging eruit en wat is daarin jouw rol?
Onze vijf activiteitencoördinatoren zijn verantwoordelijk voor het organiseren van de uitjes. Ik zie toe op dit proces en voer ook de eerste gesprekken met vrijwilligers om daar een eerste schifting in te maken. Ook onderhoud ik contacten met bedrijven, die ons soms actief benaderen omdat ze een bijdrage willen leveren.

Wat waren de dingen waar jullie tegenaan liepen die hebben geleid tot het project bij Impact Matters?
We wilde graag inzichtelijk krijgen waar vrijwilligers behoefte aan hebben. Naast de uitjes voor kinderen organiseren we zo nu en dan namelijk ook bijeenkomsten voor vrijwilligers, zoals een avond over het gedrag van kinderen. We merkten dat het animo daarvoor vrij laag was, wat een aantal vragen opriep. Moeten we dit doorzetten? Kunnen we onze communicatie verbeteren? Wat verwachten onze vrijwilligers van ons? Maar ook: wat kunnen wij van hen verwachten? Je bent vrijwilliger, maar hoe ver gaat je commitment daarin?

Impact Matters heeft de vereniging gekoppeld aan Elske Mertens, werkzaam bij Boer & Croon. Hoe heeft zij zich ingezet voor jullie stichting en hoe hebben jullie dit proces ervaren?
Elske heeft marktonderzoek gedaan om ons zo te kunnen wijzen op verbeterpunten met betrekking tot de omgang met onze vrijwilligers. Het was voor ons belangrijk dat de aanbevelingen haalbaar zouden zijn binnen de kaders van het vrijwilligerswerk. Elske snapte goed wat de bedoeling was en haar aanpak was zeer goed uitgedacht. Een deel van de aanbevelingen heeft onze vermoedens bevestigd, maar Elske wist deze punten te verduidelijken en om te zetten in concrete stappen.

Het project liep iets langer dan gedacht, maar dat was voor ons geen probleem. Belangrijk was dat we elkaar wisten te vinden wanneer dat nodig was. Dat contact verliep op een persoonlijke manier, bijvoorbeeld via WhatsApp. Dat werkte goed.

Hoe kijk je terug op de rol van Impact Matters en zou je dit traject aanbevelen bij andere ideële organisaties?
Henriette van Impact Matters is als eerste met ons gaan zitten om onze vraag goed te formuleren. Dit verliep allemaal heel prettig omdat Henriette de juiste vragen weet te stellen om de behoefte helder te krijgen. Ook voorafgaand aan ons eerste gesprek met Elske heeft Henriette de doelstellingen van het gesprek met ons doorgenomen zodat we goed voorbereid het gesprek in gingen.

Impact Matters helpt je om een vraagstuk concreet te maken en zoekt vervolgens naar de aangewezen persoon om met dat vraagstuk aan de slag te gaan tot bruikbare vervolgstappen te komen. Henriette is daarbij zeer behulpzaam en benaderbaar. Kort gezegd was onze ervaring helemaal top!

Reageer